Apa itu pesanan pembelian dan permintaan pembelian? Bila perlu digunakan?

Proses pembelian adalah proses yang melibatkan pencarian barang atau perkhidmatan yang diperlukan untuk organisasi. Ia bermula dengan mengenal pasti keperluan yang jelas dan memilih penjual yang sesuai. Selepas itu, pesanan dibuat dan barang dihantar mengikut keperluan. Apabila barang diterima, ia perlu diperiksa kualiti dan ketepatannya. Selepas itu, bayaran dilakukan dan rekod pembelian direkodkan dengan lengkap. Pembelian yang efektif membantu operasi organisasi berjalan lancar dan mengawal kos dengan baik.

Apakah Borang Permintaan Pembelian?

Borang Permintaan Pembelian (Purchase Requisition atau PR) ialah dokumen yang digunakan oleh kakitangan atau jabatan dalam organisasi untuk mendapatkan kelulusan pembelian barang atau perkhidmatan daripada pengurus atau jabatan pembelian sebelum pesanan dikeluarkan.

Proses borang permintaan pembelian mempunyai langkah-langkah berikut:

1. Kakitangan yang memerlukan barang/perkhidmatan mengisi borang permintaan pembelian
2. Menghantar borang permintaan pembelian kepada ketua jabatan atau jabatan berkaitan untuk semakan
3. Selepas mendapat kelulusan, borang permintaan pembelian dihantar ke jabatan pembelian
4. Jabatan pembelian menyemak dan membandingkan harga, kemudian mengeluarkan pesanan pembelian (PO)
5. Pesanan pembelian dihantar kepada pembekal untuk penghantaran barang

Apakah Pesanan Pembelian?

Pesanan Pembelian (Purchase Order atau PO) ialah dokumen yang dikeluarkan oleh pembeli kepada penjual untuk mengesahkan pesanan barang atau perkhidmatan, dengan perincian mengenai barang, kuantiti, harga, dan syarat pembayaran dinyatakan.

Borang permintaan pembelian dan pesanan pembelian penting dalam perniagaan dan organisasi, terutamanya apabila terdapat pembelian dan penjualan barang dan perkhidmatan dalam jumlah yang besar atau apabila perlu ada bukti perakaunan. Contoh keadaan yang sepatutnya menggunakan termasuk:

• Borang permintaan pembelian digunakan apabila jabatan perlu membeli barang dan memerlukan kelulusan daripada pengurus
• Pesanan pembelian digunakan apabila mendapat kelulusan daripada jabatan pembelian dan ingin membuat pesanan sebenar kepada pembekal
• Apabila organisasi ingin mengawal bajet dan perbelanjaan
• Untuk digunakan sebagai bukti pengesahan pesanan dan semakan barang
• Apabila perlu menggunakan dokumen untuk semakan perakaunan

Kelebihan Menggunakan Borang Permintaan Pembelian dan Pesanan Pembelian

Penggunaan borang permintaan pembelian dan pesanan pembelian membantu meningkatkan ketepatan dan kejelasan dalam pembelian dengan kelebihan berikut:

• Membantu mengurangkan kesilapan dalam pesanan
• Mewujudkan ketelusan dalam proses pembelian
• Sebagai bukti sah jika berlaku pertikaian
• Memudahkan pengurusan inventori
• Membolehkan pemantauan status pesanan dengan jelas