Apakah itu Paperless dan mengapa banyak organisasi mula mengamalkannya?

Paperless ialah konsep dan proses di mana organisasi atau individu mengurangkan penggunaan kertas dalam kerja, dengan menggantikan penggunaan teknologi digital seperti sistem dokumen elektronik (Electronic Documents), sistem pengurusan data dalam talian (Cloud Storage) dan perisian lain untuk membantu mengurangkan penggunaan kertas.

Mengapa banyak organisasi mula mengamalkan Paperless?

• Mengurangkan kos – Mengurangkan perbelanjaan dalam pembelian kertas, pencetak, dakwat pencetak dan penyimpanan dokumen.
• Meningkatkan efisiensi kerja – Memudahkan dan mempercepatkan akses kepada dokumen dan data melalui sistem dalam talian.
• Mengurangkan risiko kehilangan dokumen – Dokumen digital boleh disandarkan dan dipulihkan dengan mudah.
• Membantu menjaga alam sekitar – Mengurangkan penggunaan sumber semula jadi dan mengurangkan sampah dari dokumen.
• Menyokong kerja jarak jauh – Membolehkan pekerja mengakses dan bekerja dengan dokumen dari mana-mana sahaja.

Contoh teknologi yang membantu keberkesanan kerja Paperless

• Google Drive, Dropbox – Sistem penyimpanan dan perkongsian fail dalam talian.
• DocuSign, Adobe Sign – Sistem tandatangan dokumen elektronik.
• ERP dan sistem perakaunan digital – Mengurangkan penggunaan kertas dalam proses perniagaan.
• Aplikasi mencatat nota seperti Evernote, Notion – Mengurangkan penggunaan kertas untuk mencatat nota.