Phần mềm quản lý doanh nghiệp

Quy trình mua sắm là quy trình liên quan đến việc tìm kiếm hàng hóa hoặc dịch vụ cần thiết cho tổ chức. Bắt đầu từ việc xác định rõ nhu cầu, lựa chọn nhà cung cấp phù hợp, sau đó tiến hành đặt hàng và vận chuyển hàng hóa theo yêu cầu. Khi nhận hàng, cần kiểm tra chất lượng và tính chính xác, sau đó tiến hành thanh toán và ghi sổ giao dịch mua bán đầy đủ. Mua sắm hiệu quả giúp hoạt động của tổ chức diễn ra suôn sẻ và kiểm soát tốt chi phí.Đơn yêu cầu mua hàng là gì? Đơn yêu cầu mua hàng (Purchase Requisition hoặc PR) là tài liệu mà nhân viên hoặc phòng ban trong tổ chức sử dụng để yêu cầu phê duyệt việc đặt hàng hóa hoặc dịch vụ từ quản lý hoặc bộ phận mua sắm trước khi phát hành đơn đặt hàng. Quy trình của đơn yêu cầu mua hàng bao gồm các bước sau: Nhân viên cần hàng hóa/dịch vụ điền vào đơn yêu cầu mua hàng Gửi đơn yêu cầu mua hàng cho trưởng phòng hoặc bộ phận liên quan kiểm tra Khi được phê duyệt, đơn yêu cầu mua hàng sẽ được chuyển đến bộ phận mua sắm Bộ phận mua sắm xem xét và so sánh giá cả, sau đó phát hành đơn đặt hàng (PO) Đơn đặt hàng được gửi đến nhà cung cấp để tiến hành vận chuyển hàng hóa Đơn đặt hàng là gì? Đơn đặt hàng (Purchase Order hoặc PO) là tài liệu do người mua gửi cho người bán để xác nhận việc đặt hàng hóa hoặc dịch vụ, ghi rõ chi tiết về hàng hóa, số lượng, giá cả và điều kiện thanh toán. Đơn yêu cầu mua hàng và đơn đặt hàng rất quan trọng trong kinh doanh và tổ chức, đặc biệt khi có giao dịch mua bán hàng hóa và dịch vụ với số lượng lớn hoặc khi cần có bằng chứng kế toán. Ví dụ các trường hợp nên sử dụng bao gồm: Đơn yêu cầu mua hàng được sử dụng khi phòng ban cần mua hàng và phải được phê duyệt từ quản lý Đơn đặt hàng được sử dụng khi đã được phê duyệt từ bộ phận mua sắm và cần đặt hàng thực tế từ nhà cung cấp Khi tổ chức cần kiểm soát ngân sách và chi tiêu Để sử dụng làm bằng chứng xác nhận việc đặt hàng và kiểm tra hàng hóa Khi cần tài liệu để kiểm tra kế toán Lợi ích của việc sử dụng đơn yêu cầu mua hàng và đơn đặt hàng Việc sử dụng đơn yêu cầu mua hàng và đơn đặt hàng giúp tăng cường sự rõ ràng và chính xác trong giao dịch mua bán, với các lợi ích như sau: Giúp giảm thiểu sai sót trong việc đặt hàng Tạo sự minh bạch trong quy trình mua sắm Làm bằng chứng pháp lý nếu xảy ra tranh chấp Giúp quản lý hàng tồn kho hiệu quả Giúp theo dõi trạng thái đơn đặt hàng rõ ràng

Thiết bị EDC (Electronic Data Capture) từng là công cụ quan trọng đối với các doanh nghiệp muốn chấp nhận thanh toán qua thẻ tín dụng và thẻ ghi nợ. Tuy nhiên, vào năm 2025, có nhiều lý do khiến doanh nghiệp nên xem xét các lựa chọn khác thay vì đầu tư vào máy EDC. 1. Sự phát triển của thanh toán qua mã QR Hiện nay, công nghệ mã QR đang ngày càng phổ biến hơn, đặc biệt là tại Thái Lan. Các ngân hàng và nhà cung cấp dịch vụ thanh toán phần lớn hỗ trợ sử dụng mã QR, giúp thanh toán tiện lợi, nhanh chóng và không phải chịu thêm chi phí cho việc mua máy EDC. 2. Chi phí cao Máy EDC thường có phí chấp nhận thanh toán cao, bao gồm phí hàng tháng, phí theo giao dịch và phí lắp đặt. Trong khi đó, các hệ thống thanh toán kỹ thuật số khác có chi phí thấp hơn. 3. Sự phát triển của ứng dụng tài chính Các ứng dụng tài chính như Mobile Banking và e-Wallet cho phép người tiêu dùng thanh toán qua điện thoại dễ dàng hơn mà không cần thẻ, dẫn đến việc sử dụng máy EDC trở nên ít cần thiết hơn. 4. Rủi ro về bảo mật Máy EDC có thể gặp rủi ro về an ninh, như bị hack hoặc đánh cắp thông tin thẻ tín dụng, trong khi các hệ thống thanh toán qua điện thoại di động hay mã QR có các biện pháp bảo mật mạnh mẽ hơn. 5. Sự tiện lợi của việc nhận tiền qua tài khoản kỹ thuật số Doanh nghiệp nhỏ có thể nhận tiền qua tài khoản ngân hàng hoặc ứng dụng thanh toán ngay lập tức mà không cần sử dụng máy EDC, giúp giảm chi phí và sự phức tạp trong việc quản lý hệ thống chấp nhận thanh toán. Kết luận Năm 2025, công nghệ thanh toán kỹ thuật số phát triển nhanh chóng khiến máy EDC không còn là lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp nữa. Các lựa chọn mới như mã QR, e-Wallet và Mobile Banking là lựa chọn tốt hơn về mặt chi phí, tiện lợi và an toàn.

Mobile POS hay hệ thống bán hàng di động là một hệ thống POS có thể sử dụng trên các thiết bị di động như điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng, giúp nhân viên cung cấp dịch vụ cho khách hàng tiện lợi hơn và không bị giới hạn chỉ ở quầy thanh toán. Lợi ích của Mobile POS Có thể bắt đầu sử dụng hệ thống POS ngay trên điện thoại hoặc máy tính bảng Không cần cài đặt trên máy, hỗ trợ khi mất kết nối Internet (SaaS) Phù hợp cho các cửa hàng cà phê, nhà hàng, cửa hàng tiện lợi, cửa hàng di động (Food Truck) hoặc sử dụng với thiết bị nhỏ gọn, dễ mang theo Không cần đầu tư phần cứng như máy tính bàn, ngăn kéo tiền và máy in hóa đơn (không phù hợp với nhu cầu sử dụng hiện tại) Cập nhật phần mềm tự động, không cần sao lưu dữ liệu thường xuyên, hệ thống dựa trên đám mây (Cloud-based) Tóm lược Mobile POS là công nghệ giúp doanh nghiệp thực hiện hoạt động bán hàng hiệu quả hơn cả trong việc quản lý dữ liệu, cung cấp dịch vụ cho khách hàng và giảm chi phí vận hành. Phù hợp cho các doanh nghiệp cần sự linh hoạt và tiện lợi trong sử dụng. TreeSoft - Mobile POS Số 1 TreeSoft cung cấp tất cả các tính năng sử dụng hệ thống POS trong điện thoại của bạn Hệ thống nhận đơn hàng, quét mã vạch, thanh toán Hệ thống quản lý hàng đợi, thứ tự và bàn ăn Hệ thống E-Receipt gửi hóa đơn tự động qua email cho khách hàng Hệ thống E-Menu, khách hàng quét mã QR để đặt hàng qua điện thoại ngay lập tức Hệ thống kết nối với dịch vụ giao thức ăn - GrabFood, LINE MAN và foodpanda Hệ thống AI Chatbot thông báo qua LINE khi bán hàng, đóng doanh số hàng ngày, tồn kho thấp, gần hết hạn hoặc tồn kho tồn đọng Hệ thống cắt giảm kho tự động, kiểm soát chi phí từ đầu nguồn đến cuối nguồn (EXP, PO & GR), hóa đơn chi phí, đơn đặt hàng và phiếu nhập hàng Hệ thống tạo báo cáo doanh thu, chi phí, lợi nhuận và lịch sử khách hàngHỗ trợ hoạt động đa chi nhánh, quản lý quyền truy cập tiêu chuẩn cấp ERP Còn nhiều tính năng khác mà bạn có thể truy cập chỉ với một thiết bị di động duy nhất! Đăng ký ngay, miễn phí 30 ngày!

Phiếu thanh toán (Payment Entry) là tài liệu được sử dụng để ghi nhận thanh toán từ khách hàng (Receipts) hoặc thanh toán cho nhà cung cấp (Payments) trong hệ thống kế toán hoặc hệ thống ERP nhằm theo dõi tình hình tài chính một cách chính xác và đầy đủ. Các loại phiếu thanh toán Nhận thanh toán (Receive Payment): Dùng để ghi nhận tiền nhận từ khách hàng như tiền mặt, chuyển khoản qua ngân hàng hoặc séc Trả thanh toán (Make Payment): Dùng để ghi nhận tiền trả cho nhà cung cấp hoặc chủ nợ như chi phí hàng hóa, dịch vụ hoặc chi phí chung Thông tin thường có trong phiếu thanh toán Ngày thanh toán Tên người nhận hoặc người trả Số tiền thanh toán Phương thức thanh toán như tiền mặt, chuyển khoản ngân hàng, séc Tham chiếu số tài liệu như hóa đơn (Invoice) Tài khoản ngân hàng hoặc tài khoản tiền mặt liên quan Lợi ích của phiếu thanh toán Giúp theo dõi tình hình tài chính của doanh nghiệp theo thời gian thực Kết nối với các tài liệu kế toán khác như hóa đơn, đơn đặt hàng, phiếu chi, phiếu lương Giảm bớt sai sót trong việc ghi nhận tài chính Là bằng chứng để kiểm tra lại Giúp lập kế hoạch dòng tiền (Cash Flow) Kết luận Phiếu thanh toán là một trong những tài liệu quan trọng trong việc quản lý thông tin tài chính cả đầu vào và đầu ra của tổ chức. Nếu được sử dụng cùng với hệ thống ERP hoặc hệ thống kế toán, sẽ giúp tăng độ chính xác, sự minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính một cách đáng kể.