ใบสั่งซื้อ ใบขอซื้อ คืออะไร? เมื่อไหร่จำเป็นต้องใช้
กระบวนการจัดซื้อคือกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับการหาสินค้าหรือบริการที่จำเป็นสำหรับองค์กร โดยเริ่มจากการระบุความต้องการที่ชัดเจนแล้วเลือกผู้ขายที่เหมาะสม จากนั้นทำการสั่งซื้อและจัดส่งสินค้าให้ตรงตามความต้องการ เมื่อรับสินค้าก็ต้องตรวจสอบคุณภาพและความถูกต้อง หลังจากนั้นจึงดำเนินการชำระเงินและบันทึกบัญชีการซื้อขายให้เรียบร้อย การจัดซื้อที่มีประสิทธิภาพช่วยให้การดำเนินงานขององค์กรราบรื่นและควบคุมต้นทุนได้ดี
ใบขอซื้อคืออะไร?
ใบขอซื้อ (Purchase Requisition หรือ PR) เป็นเอกสารที่พนักงานหรือแผนกภายในองค์กรใช้เพื่อขออนุมัติการสั่งซื้อสินค้าหรือบริการจากผู้จัดการหรือฝ่ายจัดซื้อก่อนที่จะมีการออกใบสั่งซื้อ
กระบวนการของใบขอซื้อมีขั้นตอนดังนี้:
- พนักงานที่ต้องการสินค้า/บริการกรอกใบขอซื้อ
- ส่งใบขอซื้อให้หัวหน้าแผนกหรือฝ่ายที่เกี่ยวข้องตรวจสอบ
- เมื่อได้รับการอนุมัติ ใบขอซื้อจะถูกส่งต่อไปยังฝ่ายจัดซื้อ
- ฝ่ายจัดซื้อพิจารณาและเปรียบเทียบราคา จากนั้นออกใบสั่งซื้อ (PO)
- ใบสั่งซื้อถูกส่งไปยังซัพพลายเออร์เพื่อดำเนินการจัดส่งสินค้า
ใบสั่งซื้อคืออะไร?
ใบสั่งซื้อ (Purchase Order หรือ PO) เป็นเอกสารที่ออกโดยผู้ซื้อไปยังผู้ขายเพื่อยืนยันการสั่งซื้อสินค้า หรือบริการ โดยระบุรายละเอียดเกี่ยวกับสินค้า ปริมาณ ราคา และเงื่อนไขการชำระเงิน
ใบขอซื้อและใบสั่งซื้อมีความสำคัญในธุรกิจและองค์กร โดยเฉพาะเมื่อมีการซื้อขายสินค้าและบริการในปริมาณมาก หรือในกรณีที่ต้องมีหลักฐานทางบัญชี ตัวอย่างกรณีที่ควรใช้ ได้แก่:
- ใบขอซื้อใช้เมื่อแผนกต้องการซื้อสินค้าและต้องได้รับอนุมัติจากผู้จัดการ
- ใบสั่งซื้อใช้เมื่อได้รับอนุมัติจากฝ่ายจัดซื้อและต้องการสั่งซื้อสินค้าจริงจากซัพพลายเออร์
- เมื่อองค์กรต้องการควบคุมงบประมาณและการใช้จ่าย
- เพื่อใช้เป็นหลักฐานยืนยันการสั่งซื้อและตรวจสอบสินค้า
- เมื่อจำเป็นต้องใช้เอกสารในการตรวจสอบทางบัญชี
ข้อดีของการใช้ใบขอซื้อและใบสั่งซื้อ
การใช้ใบขอซื้อและใบสั่งซื้อช่วยเพิ่มความชัดเจนและความถูกต้องในการซื้อขาย โดยมีข้อดีดังนี้:
- ช่วยลดความผิดพลาดในการสั่งซื้อ
- สร้างความโปร่งใสในกระบวนการจัดซื้อ
- เป็นหลักฐานทางกฎหมายหากเกิดข้อพิพาท
- ช่วยให้การบริหารสินค้าคงคลังมีประสิทธิภาพ
- ช่วยให้สามารถติดตามสถานะการสั่งซื้อได้อย่างชัดเจน
