Apa itu Surat Pesanan dan Permintaan Pembelian? Kapan diperlukan untuk digunakan?

Proses pembelian adalah proses yang berkaitan dengan pencarian barang atau jasa yang diperlukan untuk organisasi. Ini dimulai dari mengenali kebutuhan secara jelas, lalu memilih penjual yang sesuai. Setelah itu, melakukan pemesanan dan pengiriman barang sesuai kebutuhan. Saat barang diterima, harus dilakukan pemeriksaan kualitas dan kebenarannya. Setelahnya, dilakukan pembayaran dan pencatatan transaksi pembelian dengan rapi. Pembelian yang efektif membantu kelancaran operasi organisasi dan pengendalian biaya yang baik.

Apa itu Permintaan Pembelian?

Permintaan Pembelian (Purchase Requisition atau PR) adalah dokumen yang digunakan oleh karyawan atau departemen dalam organisasi untuk meminta persetujuan pembelian barang atau jasa dari manajer atau bagian pembelian sebelum dikeluarkan pesanan pembelian.

Proses permintaan pembelian melibatkan langkah-langkah berikut:

1. Karyawan yang membutuhkan barang/jasa mengisi formulir permintaan pembelian
2. Mengirim formulir permintaan pembelian kepada kepala departemen atau bagian terkait untuk ditinjau
3. Setelah disetujui, formulir permintaan pembelian diteruskan ke bagian pembelian
4. Bagian pembelian mengevaluasi dan membandingkan harga, kemudian mengeluarkan pesanan pembelian (PO)
5. Pesanan pembelian dikirim ke pemasok untuk pemrosesan pengiriman barang

Apa itu Pesanan Pembelian?

Pesanan Pembelian (Purchase Order atau PO) adalah dokumen yang dikeluarkan oleh pembeli kepada penjual untuk mengonfirmasi pembelian barang atau jasa dengan menentukan detail tentang barang, jumlah, harga, dan syarat pembayaran.

Permintaan dan pesanan pembelian penting dalam bisnis dan organisasi, terutama saat ada transaksi barang dan jasa dalam jumlah besar atau ketika diperlukan bukti akuntansi. Contoh kasus yang memerlukan penggunaan ini meliputi:

• Permintaan pembelian digunakan ketika departemen ingin membeli barang dan memerlukan persetujuan dari manajer
• Pesanan pembelian digunakan ketika sudah mendapat persetujuan dari bagian pembelian dan hendak membeli barang secara nyata dari pemasok
• Ketika organisasi ingin mengontrol anggaran dan pengeluaran
• Untuk digunakan sebagai bukti pemesanan dan pemeriksaan barang
• Ketika diperlukan dokumen untuk audit akuntansi

Keuntungan Menggunakan Permintaan dan Pesanan Pembelian

Penggunaan permintaan dan pesanan pembelian membantu meningkatkan kejelasan dan ketepatan dalam transaksi dengan memiliki keuntungan sebagai berikut:

• Mengurangi kesalahan dalam pemesanan
• Menciptakan transparansi dalam proses pembelian
• Sebagai bukti hukum jika terjadi sengketa
• Membantu pengelolaan persediaan barang yang efisien
• Memudahkan pelacakan status pemesanan secara jelas