6 เหตุผลที่ควรใช้โปรแกรมรายรับรายจ่าย จัดการเงินอย่างมีระบบ
จะมีเครื่องมืออะไรบ้างนอกจากกระดาษจดหรือชีท ที่จะมาช่วยจัดการรายรับรายจ่าย ในบทความนี้ ขอเสนอ 6 เหตุผล ที่ควรใช้ โปรแกรมรายรับรายจ่าย ช่วยจัดการเงิน
การจัดการด้านการเงิน โดยเฉพาะการทำธุรกิจหรือองค์กรต่าง ๆ ถือเป็นสิ่งสำคัญ โดยเฉพาะเรื่องของรายรับรายจ่ายในแต่ละเดือน ซึ่งข้อมูลเหล่านี้ การติดตาม การบันทึกและการจัดระเบียบค่าใช้จ่ายในแต่ละเดือน จะช่วยเพิ่มความสามารถในการทำกำไรและการวิเคราะห์ธุรกิจของเราได้อย่างตรงไปตรงมา ทำให้ความถูกต้องของข้อมูลเป็นสิ่งสำคัญ เพื่อป้องกันการตกหล่นและช่วยอำนวยความสะดวกในการทำรายรับรายจ่าย จะมีเครื่องมืออะไรบ้างนอกจากกระดาษจดหรือชีทหนึ่งอัน รวมถึงโปรแกรมบัญชีที่จะมาช่วยจัดระเบียบรายรับรายจ่ายให้กับเรา? ในบทความนี้ ขอเสนอ 6 เหตุผล ที่ควรใช้ โปรแกรมรายรับรายจ่าย ที่ช่วยจัดการเงินอย่างมีระบบ
โปรแกรมรายรับรายจ่าย คืออะไร?
โปรแกรมรายรับรายจ่าย คือโปรแกรมหนึ่งที่ช่วยอำนวยความสะดวกในการบันทึกรายรับรายจ่ายทั่วไป ถูกออกแบบมาเพื่อช่วยเจ้าของธุรกิจในการบันทึก ติดตามสถานะ อนุมัติ ไปจนถึงการจ่ายเงินและรับเงินในแต่ละเดือน และที่สำคัญคือเป็นโปรแกรมที่ช่วยรายงานค่าใช้จ่ายในแต่ละเดือน ทำให้สามารถวิเคราะห์รายรับรายจ่ายของธุรกิจได้อย่างตรงไปตรงมาและมีความโปร่งใสในการรายงานข้อมูล
ฟังก์ชันการทำงานทั่วไปของโปรแกรมรายรับรายจ่าย
- บันทึกธุรกรรมรายรับ เช่น รายได้จากการขาย ค่าเช่า หรือเงินเดือน ฯลฯ
- บันทึกธุรกรรมรายจ่าย เช่น บิล ค่าใช้จ่าย ค่าเดินทาง ค่าน้ำ ค่าไฟ เงินเดือน ฯลฯ
- ช่วยจัดทำงบประมาณ กำหนดเป้าหมายทางการเงินและขีดจำกัดสำหรับค่าใช้จ่ายแต่ละประเภท รวมถึงการตรวจสอบการใช้จ่ายจริงเมื่อเปรียบเทียบกับจำนวนเงินที่ตั้งงบประมาณไว้
- รายงานและวิเคราะห์ข้อมูล เช่น งบกำไรขาดทุน งบดุล รวมถึงการสรุปค่าใช้จ่าย
นอกจากนี้ โปรแกรมจัดการรายรับรายจ่ายก็ยังสามารถทำงานร่วมกับโปรแกรมออนไลน์อื่น ๆ เช่น โปรแกรมจัดซื้อ รวมถึงโปรแกรมบัญชีออนไลน์ด้วยเช่นกัน
6 เหตุผลที่ควรใช้โปรแกรมรายรับรายจ่าย
การใช้โปรแกรมรายรับรายจ่าย จะช่วยปรับปรุงด้านการจัดการทางการเงินให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นและช่วยในการตัดสินใจทางธุรกิจได้เป็นอย่างดี เหตุผลที่ควรใช้โปรแกรมจัดการรายรับรายจ่าย จะมีดังนี้
1. ทำให้ข้อมูลมีความถูกต้องมากขึ้น
การจดบันทึกด้วยตัวเองหรือการที่ต้องอัปเดตข้อมูลการเงินด้วยตัวเองก็อาจเกิดข้อผิดพลาดทำให้ข้อมูลการเงินคลาดเคลื่อนได้ การใช้โปรแกรมช่วยจัดการรายรับรายจ่ายจะช่วยลดข้อผิดพลาดตรงนี้ และช่วยในการจัดหมวดหมูค่าใช้จ่ายได้เป็นอย่างดี
2. ประหยัดเวลามากยิ่งขึ้น
ด้วยฟังก์ชันต่าง ๆ ของโปรแกรม ไม่ว่าจะเป็นการบันทึกรายจ่าย อนุมัติการจ่ายเงิน การติดตามสถานะการดำเนินงานต่าง ๆ จะทำให้ประหยัดเวลาอย่างมากในการจัดการภาพรวมของธุรกิจและภาพรวมของการเงิน
3. ช่วยควบคุมงบประมาณค่าใช้จ่าย
โปรแกรมช่วยจัดการรายรับรายจ่าย จะช่วยให้สามารถควบคุมงบประมาณค่าใช้จ่ายได้จากการรายงานเงินออกต่าง ๆ เพื่อให้สามารถวิเคราะห์ถึงกิจกรรมทางการเงินที่ควรลดหรือควรเลิก เช่น ค่าไฟที่แพงเกินไป ค่าเดินทางที่มากเกินไป เป็นต้น
4. ช่วยในการตัดสินใจทางธุรกิจ
ธุรกิจสมัยนี้ถูกขับเคลื่อนด้วยข้อมูล (Data-driven) ซึ่งตัวเลขรายรับรายจ่ายนี้จะช่วยให้เราสามารถตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ของธุรกิจและการวางแผนระยะยาวได้เป็นอย่างดี
5. สามารถเข้าถึงโปรแกรมได้ง่าย
ด้วยความที่โปรแกรมนี้มักจะพัฒนาและใช้ผ่านระบบคลาวด์ ซึ่งเป็นระบบหนึ่งที่มีเพียงอินเทอร์เน็ตและอุปกรณ์ก็สามารถเข้าใช้งานได้ทุกที่ ทุกเวลา และสามารถเข้าใช้งานได้หลายคนด้วยเช่นกัน
6. เพื่อความโปร่งใสของข้อมูล
การเงินเป็นสิ่งสำคัญที่ต้องตรวจสอบอย่างเคร่งครัด เพื่อความโปร่งใส่ของข้อมูล โปรแกรมรายรับรายจ่ายจะเข้ามาทำให้ข้อมูลการเงินของเราโปร่งใส และสามารถตรวจสอบได้ตลอดเวลา
โปรแกรมรายรับรายจ่ายของ Treesoft มีฟีเจอร์อะไรบ้าง?
Treesoft.io พัฒนาโปรแกรมระบบ ERP อย่างโปรแกรมรายรับรายจ่ายมาให้สามารถใช้งานได้ง่าย มีฟีเจอร์การทำงานที่หลากหลาย เหมาะกับธุรกิจ SME สามารถทดลองสมัครใช้งานได้ฟรี
ฟีเจอร์หลัก ๆ ของโปรแกรมจัดการรายรับรายจ่าย Treesoft.io มีดังนี้
- บันทึกรายจ่ายทั่วไป
- อนุมัติการจ่ายเงิน
- ติดตามสถานการณ์ดำเนินการ
- จำกัดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารต่าง ๆ
- รายงานค่าใช้จ่ายในแต่ละเดือน
- แจ้งเตือนเมื่อมีการสร้างในรายจ่ายเพื่ออนุมัติ