采购订单和采购申请是什么？什么时候需要使用？

采购流程是一个涉及为组织寻找所需商品或服务的过程，首先需要明确需求，然后选择合适的供应商。随后进行订购并确保按需要运送商品。收到商品后，需要进行质量和准确性的检查。接下来，完成付款和记录交易。有效的采购有助于组织运营的顺畅并且能够很好地控制成本。

什么是采购申请单？

采购申请单（Purchase Requisition 或 PR）是员工或组织内部部门用来请求经理或采购部门批准购买商品或服务的文件，在采购订单下发之前使用。

采购申请单的流程如下：

1. 需要商品/服务的员工填写采购申请单
2. 将采购申请单提交给相关部门经理或负责人审核
3. 经过批准后，采购申请单会被转交至采购部门
4. 采购部门进行价格比较，然后生成采购订单（PO）
5. 采购订单被发送给供应商以进行商品发货

什么是采购订单？

采购订单（Purchase Order 或 PO）是买方向卖方发出的文件，用于确认商品或服务的购买，其中包含关于商品、数量、价格以及付款条件的详细信息。

采购申请单和采购订单在商业和组织中具有重要意义，尤其是在大批量商品和服务交易中，或当需要财务凭证时。应使用的示例如下：

• 当部门需要购买商品且需要经理批准时使用采购申请单
• 当获得采购部门批准并需要实质性下订单给供应商时使用采购订单
• 当组织需要控制预算和支出时
• 用作确认订单和检查商品的凭证
• 在需要财务审核的情况下使用文件

使用采购申请单和采购订单的优点

使用采购申请单和采购订单有助于增加交易的明确性和准确性，其优点如下：

• 减少订购错误
• 增加采购流程的透明度
• 在发生争议时作为法律凭证
• 提高库存管理效率
• 帮助清晰跟踪订单状态