"Hóa đơn thanh toán" là gì?
Phiếu thanh toán (Payment Entry) là tài liệu được sử dụng để ghi nhận thanh toán từ khách hàng (Receipts) hoặc thanh toán cho nhà cung cấp (Payments) trong hệ thống kế toán hoặc hệ thống ERP nhằm theo dõi tình hình tài chính một cách chính xác và đầy đủ.
Các loại phiếu thanh toán
- Nhận thanh toán (Receive Payment): Dùng để ghi nhận tiền nhận từ khách hàng như tiền mặt, chuyển khoản qua ngân hàng hoặc séc
- Trả thanh toán (Make Payment): Dùng để ghi nhận tiền trả cho nhà cung cấp hoặc chủ nợ như chi phí hàng hóa, dịch vụ hoặc chi phí chung
Thông tin thường có trong phiếu thanh toán
- Ngày thanh toán
- Tên người nhận hoặc người trả
- Số tiền thanh toán
- Phương thức thanh toán như tiền mặt, chuyển khoản ngân hàng, séc
- Tham chiếu số tài liệu như hóa đơn (Invoice)
- Tài khoản ngân hàng hoặc tài khoản tiền mặt liên quan
Lợi ích của phiếu thanh toán
- Giúp theo dõi tình hình tài chính của doanh nghiệp theo thời gian thực
- Kết nối với các tài liệu kế toán khác như hóa đơn, đơn đặt hàng, phiếu chi, phiếu lương
- Giảm bớt sai sót trong việc ghi nhận tài chính
- Là bằng chứng để kiểm tra lại
- Giúp lập kế hoạch dòng tiền (Cash Flow)
Kết luận
Phiếu thanh toán là một trong những tài liệu quan trọng trong việc quản lý thông tin tài chính cả đầu vào và đầu ra của tổ chức. Nếu được sử dụng cùng với hệ thống ERP hoặc hệ thống kế toán, sẽ giúp tăng độ chính xác, sự minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính một cách đáng kể.
