โปรแกรมจัดซื้อ PO คืออะไร มีประโยชน์อย่างไรต่อธุรกิจโดยรวม

ข้อมูลการสั่งซื้อ ใบสั่งซื้อ รวมถึงข้อมูลยืนยันการชำระเงิน ซึ่งโปรแกรมที่จะเข้ามาช่วยดูแลตรงนี้ คือ โปรแกรมจัดซื้อ PO (Purchase Order) แล้วโปรแกรมนี้คืออะไร

การทำธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจขนาดใหญ่ หรือธุรกิจระดับ SME จำเป็นที่จะต้องมีระบบ ERP เพื่ออำนวยความสะดวกและลดภาระค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ให้น้อยลง รวมถึงความถูกต้องของข้อมูลการเงิน โดยเฉพาะข้อมูลการสั่งซื้อ ใบสั่งซื้อ รวมถึงข้อมูลยืนยันการชำระเงิน ซึ่งข้อมูลเหล่านี้จะมีประโยชน์อย่างมากต่อประสิทธิภาพของคลังสินค้าและความโปร่งใสของการทำธุรกิจ ซึ่งโปรแกรมที่จะเข้ามาช่วยตรงนี้ คือ โปรแกรมจัดซื้อ PO (Purchase Order) แล้วโปรแกรมนี้คืออะไร มีฟีเจอร์อะไรที่สำคัญ แล้วมีประโยชน์ต่อธุรกิจโดยรวมอย่างไร?

โปรแกรมจัดซื้อ PO (Purchase Order) คืออะไร?

โปรแกรมจัดซื้อ โปรแกรม PO (Purchase Order) เป็นโปรแกรมที่ถูกออกแบบมาเพื่อความสะดวกในการสร้าง ติดตาม และการจัดการใบสั่งซื้อ ใบเสนอราคา และการยืนยันชำระเงิน ช่วยเพิ่มความคล่องตัวให้กระบวนการจัดซื้อ เพิ่มความแม่นยำและประสิทธิภาพให้กับระบบการสั่งซื้อ

โปรแกรมจัดซื้อ มีฟังก์ชันการทำงานอะไรบ้าง?

• สร้างใบสั่งซื้ออัตโนมัติ ช่วยลดการป้อนข้อมูลด้วยตัวเอง
• อนุมัติการสั่งซื้อ ก่อนที่จะออกใบสั่งซื้อให้กับคู่ค้า
• การจัดการซัพพลายเออร์ ข้อมูลติดต่อ เงื่อนไขสัญญา ประวัติการปฏิบัติงาน และข้อกำหนดต่าง ๆ
• ติดตามงบประมาณ ตรวจสอบการใช้จ่ายเทียบกับงบประมาณ
• ติดตามสถานะใบสั่งซื้อ ตั้งแต่การสร้างใบสั่งซื้อไปจนถึงการจัดส่ง
• เชื่อมต่อร่วมกับโปรแกรมอื่น โปรแกรมจัดซื้อจะทำงานร่วมกับโปรแกรมอื่น เช่น โปรแกรมจัดการสต๊อกสินค้า โปรแกรมบัญชีการเงิน
• จัดการเอกสาร เก็บเอกสารต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการสั่งซื้อ เช่น สัญญาการค้า ภาษี ใบเสร็จรับเงิน

โปรแกรมจัดซื้อ มีประโยชน์อย่างไรต่อธุรกิจและคลังสินค้า?

โปรแกรมจัดซื้อ จะช่วยให้ระบบการจัดซื้อมีความสะดวกรวดเร็ว ข้อมูลถูกต้องแม่นยำมากยิ่งขึ้น ซึ่งประโยชน์ของโปรแกรม PO ที่มีต่อธุรกิจและคลังสินค้า จะมีดังนี้

1. เพิ่มประสิทธิภาพให้กับคลังสินค้า

โปรแกรม PO จะช่วยรักษาระดับสินค้าคงคลังให้เหมาะสม เมื่อระดับสต๊อกสินค้าลดลงต่ำกว่าจุดที่ควรจะเป็น ระบบโปรแกรมการจัดซื้อจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าสต๊อกสินค้าจะถูกเติมทันเวลา เพื่อลดโอกาสสินค้าคงคลังหมด ซึ่งส่งผลเสียต่อการทำธุรกิจได้

2. เพิ่มความแม่นยำและลดข้อผิดพลาดลง

โปรแกรมจัดซื้อ สามารถลดความเสี่ยงข้อผิดพลาดต่าง ๆ ได้ เพราะลดความจำเป็นในการคีย์ข้อมูลใบสั่งซื้อด้วยตัวเองลง ใส่ข้อมูลเพียงไม่กี่อย่างก็สามารถสร้างใบสั่งซื้อได้ รวมถึงป้องกันความผิดพลาดเกี่ยวกับข้อมูลตัวเลขสินค้าในสต๊อกสินค้าด้วย

3. ระบบจัดซื้อมีความคล่องตัวและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ระบบจัดซื้อที่ดีต้องมีความคล่องตัวสูง ซึ่งโปรแกรม PO จะมีส่วนช่วยในการสร้าง ดำเนินการ อนุมัติใบสั่งซื้อ และการติดตามการสั่งซื้อได้สะดวกมากกว่าการทำใบสั่งซื้อด้วยตัวเองที่ต้องใช้เวลาในการทำค่อนข้างนาน สามารถเติมสต๊อกสินค้าได้ทันเวลา ลดเวลาการทำงาน และปรับปรุงประสิทธิภาพระบบจัดซื้อโดยรวมได้เป็นอย่างดี

4. ประหยัดต้นทุน ช่วยควบคุมงบประมาณ

การจัดการต้นทุน การติดตามงบประมาณ เป็นส่วนสำคัญในการทำให้องค์กรหรือธุรกิจของเรามีประสิทธิภาพ ซึ่งโปรแกรมจัดซื้อ เป็นโปรแกรมหนึ่งที่จะมีส่วนช่วยเรื่องการประหยัดต้นทุนและช่วยควบคุมงบประมาณ ทั้งการติดตามการสั่งซื้อ ช่วยลดสินค้าคงคลังส่วนเกิน นำไปสู่การประหยัดต้นทุนในการจัดเก็บสินค้าในโกดัง และค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ในการจัดซื้อ

5. การจัดการซัพพลายเออร์ที่ดีขึ้น

เจ้าของธุรกิจหลายคนรู้ดีว่าการจัดการซัพพลายเออร์หลาย ๆ เจ้าพร้อม ๆ กันเป็นเรื่องที่ลำบากและใช้เวลานาน ทำให้โปรแกรม PO มีประโยชน์อย่างมากในการดูแลจัดการซัพพลายเออร์ ช่วยทั้งเรื่องของการสื่อสาร ความรวดเร็วของการอัปเดตคำสั่งซื้อ การติดตามสถานการณ์จัดซื้อ รวมถึงการอนุมัติคำสั่งซื้อก็สามารถทำได้อย่างรวดเร็ว ทำให้เราสามารถวิเคราะห์ซัพพลายเออร์แต่ละเจ้าได้ด้วย เพื่อมองหาซัพพลายเออร์ที่มีประสิทธิภาพมากที่สุด ส่งผลให้การหมุนเวียนสินค้าคงคลังดีขึ้น ลดต้นทุนได้ด้วยเช่นกัน

6. ลดงานธุรการลง

การจัดการใบสั่งซื้อและสต๊อกสินค้าด้วยตัวเอง ต้องดูเอกสารมากมาย ทำให้เสียเวลาและมีโอกาสผิดพลาดสูงเมื่อเทียบกับการใช้โปรแกรมระบบจัดซื้อที่ช่วยลดภาระด้านธุรการ เอกสาร ช่วยให้เจ้าของธุรกิจหรือพนักงานไปโฟกัสกับการพัฒนาด้านอื่น ๆ ขององค์กรที่มีความจำเป็นมากกว่าได้

โปรแกรมจัดซื้อของ Treesoft.io มีฟีเจอร์อะไรบ้างที่โดดเด่น

โปรแกรม PO ของ Treesoft.io เป็นโปรแกรมหนึ่งของระบบ ERP ที่เราได้พัฒนาขึ้นมาเพื่อความคล่องตัวในการบริหารธุรกิจแบบครบถ้วนด้วยระบบ Cloud-Based ที่สามารถเข้าสู่ระบบจากที่ไหนก็ได้เพียงแค่มีอินเทอร์เน็ตและอุปกรณ์

จุดเด่นโปรแกรม PO ของ Treesoft.io จะมีดังนี้

• สร้างใบสั่งซื้อ อนุมัติการซื้อได้ในโปรแกรม
• ติดตามสถานการณ์ดำเนินการแบบ Real-Time
• สามารถส่งเอกสารสั่งซื้อออนไลน์ได้
• คู่ค้าสามารถอนุมัติได้บนเว็บไซต์
• สามารถส่งอีเมลไปยังคู่ค้า แนบไฟล์เป็น PDF ได้
• สามารถเชื่อมต่อ Printer ถ่ายเอกสารใบสั่งซื้อได้

สรุป โปรแกรมจัดซื้อ เป็นโปรแกรมหนึ่งที่ทำให้ระบบการจัดซื้อมีความสะดวกมากขึ้น ลดความผิดพลาดของข้อมูล และทำให้ระบบสต๊อกสินค้ามีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ลดภาระต่าง ๆ ที่ทำให้เสียเวลา ให้ธุรกิจสามารถดำเนินไปได้อย่างคล่องตัว