# จัดซื้อ
แอพพลิเคชั่น "จัดซื้อ" PR & PO ช่วยในการบริหารจัดการกระบวนการจัดซื้ออย่างมีประสิทธิภาพ เช่น การสร้างใบขอซื้อ, อนุมัติคำขอ, เปรียบเทียบราคา, ติดตามสถานะการสั่งซื้อ และจัดเก็บข้อมูลซัพพลายเออร์ ช่วยลดความซับซ้อน เพิ่มความโปร่งใส และควบคุมงบประมาณได้ดียิ่งขึ้น
# ใบขอซื้อ - PR (Purchase Requisition)
ใบขอซื้อ ใช้สำหรับการขอให้จัดซื้อสินค้าภายในองค์กร โดยถูกส่งจากแผนกที่ต้องการสินค้าไปยังแผนกจัดซื้อ เพื่อขออนุมัติและดำเนินการจัดซื้อต่อไป สามารถช่วยควบคุมค่าใช้จ่ายและตรวจสอบความจำเป็นของการซื้อแต่ละครั้ง
หน้าแรกจะแสดงรายการใบขอซื้อทั้งหมด ที่ถูกสร้างโดยแผนกต่างๆเช่น ฝ่ายผลิตต้องการสั่งซื้อสินค้า มีแสดงรายการสินค้า วันที่คาดว่าต้องการจะได้รับ เอกสารอ้างอิง PO และสถานะของใบขอซื้อ
สร้างใบขอซื้อ
ผู้ที่สร้างใบขอซื้อ (PR) กรอกข้อมูลเฉพาะรายการสินค้า และจำนวนที่ต้องการเท่านั้น โดยฝ่ายจัดซื้อจะดำเนินการจัดหาราคาที่เหมาะสมต่อไปที่กระบวนการ (PO)
แบบฟอร์มจะมีให้กรอกลายละเอียดของสินค้าได้ แต่ถ้าต้องการใส่ลายเอียดเพิ่มเติมเช่น รูปภาพ หรือไฟล์ PDF ก็สามารถแนปไฟล์ลงในเอกสารใบขอซื้อได้เช่นกัน
ใบขอซื้อทุกรายการจำเป็นต้องได้รับการอนุมัติ
ใบขอซื้อ จะมีสถาณะดังนี้:
- รออนุมัติ "ขอซื้อ"
- ไม่อนุมัติ "ขอซื้อ/สั่งซื้อ"
- รอดำเนินการ "สั่งซื้อ"
- กำลังดำเนินการ "สั่งซื้อ"
- เสร็จสมบูรณ์
สามารถเลือกกรองเฉพาะใบขอซื้อที่ต้องการดูได้
อนุมัติใบขอซื้อ
เมื่อใบขอซื้ออนุมัติแล้ว จะอยู่ในสถาณะ (รอดำเนินการ "สั่งซื้อ") สามารถสร้างใบสั่งซื้อต่อได้เลย โดยไปที่เอกสารใบขอซื้อที่ต้องการ และเลือกสร้างใบสั่งซื้อ
หมายเหตุ: เมื่ออนุมัติใบขอซื้อแล้ว จะไม่สามารถแก้ไขได้
# ใบสั่งซื้อ - PO (Purchase Order)
หน้าแรกจะแสดงรายการใบสั่งซื้อทั้งหมด แสดงชื่อผู้ขาย รายการสินค้า ใบชำระเงิน ใบนำเข้าสินค้า ค้างชำระ ชำระแล้ว รวมเป็นเงินทั้งสิ้น ครบกำหนด และสถานะของใบสั่งซื้อ
สามารถเลือกกรองเฉพาะใบสั่งซื้อที่ต้องการได้ โดยเลือกสถาณะ
สร้างใบสั่งซื้อ
กรอกข้อมูลผู้ขาย วันที่ชำระเงินหรือเครดิตวัน เลือกรายการสินค้าที่ต้องการซื้อ และสารมารถระบุส่วนลด หรือภาษีได้
หากมีการหักภาษี ณ ที่จ่าย สามารถเลือกได้ ระบบจะคำนวนยอดชำระให้อัตโนมัติ
1% ค่าขนส่ง
2% ค่าโฆษณา
3% ค่าบริการ
5% ค่าเช่า
หมายุเหตุ: เลขที่ใบสั่งซื้อจะบันทึกอัตโนมัติ, รายละเอียดของรายการสินค้าจะแสดงแทนชื่อสินค้าเมื่อปริ้นเอกสาร, ค่าเริ่มต้นของภาษีอยู่ 7%
อนุมัติใบสั่งซื้อ
เมื่ออนุมัติแล้ว ใบสั่งซื้อจะอยู่ในสถาณะ ยังไม่ได้ชำระเงิน หรือ ยังไม่ได้รับสินค้า > เสร็จสมบูรณ์ โดยมีขั้นตอนง่ายๆดังนี้
1. สร้างใบชำระเงิน และอนุมัติใบชำระเงิน
2. สร้างใบรับสินค้าออก และรับสินค้า
3. ปิดการสั่งซื้อเรียบร้อย
หมายเหตุ: เมื่ออนุมัติใบสั่งซื้อแล้ว จะไม่สามารถแก้ไขได้
การแจ้งเตือน
สามารถเลือกรับแจ้งเตือนเอกสารใบขอซื้อ และใบสั่งซื้อได้หลายช่องทาง เช่นเอกสารรออนุมัติ อนุมัติแล้ว หรือใกล้ครบกำหนดการ
- อีเมล
- แอพพลิเคชั่น ไลน์
- แอพพลิเคชั่น ทรีซอฟต์
# ประเภทจัดซื้อ
กำหนดประเภทจัดซื้อ เช่น จัดซื้อเข้าสต็อก หรือจัดซื้อสินทรัพย์ถาวร ใช้เชื่องโยงกับการบันทึกบัญชีอัตโนมัติ (Automated Accounting)
# องค์ประกอบ
องค์ประกอบใช้ในการตั้งค่าต่างๆ ภายในแอพพลิเคชั่น “จัดซื้อ”
ตั้งค่าขั้นสูง
เอกสาร
จดบันทึก - เพิ่ม/ลบ และกำหนดค่าเริ่มต้นของหัวข้อจดบันทึก เช่น โทร หรือ อีเมล (Todo)
ไฟล์แนป - เปิด/ปิด การใช้งาน ผู้ใช้สามารถอัปโหลดไฟล์แนปลงในเอกสารได้ เช่นรูปภาพ หรือ ไฟล์ PDF
รูปแบบใบขอซื้อ/ใบสั่งซื้อ
แสดงลายเซ็นด้านล่างสุดของกระดาษ - กรณีไม่ต้องการเว้นช่องว่าง เพื่อประหยัดกระดาษ
ขนาดตัวอักษร - กำหนดได้ 50% - 200%
การแจ้งเตือน
ใช้สำหรับเพิ่มอีเมล์ หรือไลน์ ที่ต้องการรับแจ้งเตือน โดยจะเลือกการรับแจ้งเตือนได้ 2 รูปแบบ
- แจ้งเตือนสถานะ "ใบขอซื้อ"
- แจ้งเตือนสถานะ "ใบสั่งซื้อ"
วิธีเชื่อมต่อไลน์กับทรีซอฟต์เพื่อรับแจ้งเตือน ตัวอย่างวิธีทำ
1. ลงชื่อเข้าใช้ผ่านไลน์
2. เลือกรูปแบบการรับแจ้งเตือน (เลือกได้มากกว่าหนึ่ง)
3 แอดเพื่อน TreeSoft
4. สำเร็จ
หมายเหตุ: ผู้ใช้สามารถเปลี่ยนสถาณะเป็น ปิดรับแจ้งเตือน หรือ ลบรายชื่อผู้รับแจ้งเตือนออกจากระบบได้ และสามารถเชื่อมต่อเพื่อรับแจ้งเตือนได้ไม่จำกัดจำนวนผู้ใช้